E-Invoice

Definition E-Rechnung (engl. E-Invoice)

Wesentliches Element des E-Rechnungs-Gesetzes sowie der E-Rechnungs-Verordnung ist der Begriff der elektronischen Rechnung (§ 4a Abs. 2 E-GovG, § 2 Abs. 1 und 2 E-RechV). Ausgehend von den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU stellt eine elektronische Rechnung eine Rechnung dar,  

››  die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie

››  in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Durch den Einsatz ausschließlich strukturierter Rechnungsdaten soll letztlich ein medienbruchfreier Prozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der beauftragten Leistungen ermöglicht werden.

Eine Bilddatei, ein reines PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung sind demnach keine elektronischen Rechnungen im Sinne der europäischen Vorgaben und im Sinne von E-RechG und E-RechV. Als nationale Möglichkeit der Spezifizierung der „CEN-Norm“ wurde der Rechnungsdatenaustausch Standard XRechnung im Rahmen eines Steuerprojekts des IT-Planungsrats entwickelt und beschlossen. Auch sollen durch die Prozessoptimierungen die administrativ notwendigen Tätigkeiten der Beteiligten möglichst verkürzt und auf ein Minimum reduziert werden. 

Aufgrund des weitgehend dezentralen Rechnungseingangs existiert derzeit auch keine Übersicht in der Universität Siegen über die eingegangenen Rechnungen. Mit der Umstellung auf einen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess mit einem zentralen Rechnungseingang lässt sich ein digitales Rechnungseingangsbuch führen, aus dem der Eingang und der Bearbeitungsstand von Rechnungen ersichtlich werden. Dies trägt wesentlich zur Steigerung der Transparenz und Senkung der Antwortdauer bei Nachfragen zu Bearbeitungsständen bei. 

Die konkreten Ziele für ein Projekt „E-Invoice“ sind zusammengefasst somit:

• die Erfüllung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, 

• die Steigerung der Bearbeitungseffizienz durch Geschäftsprozessoptimierung sowie Vermeidung von Medienbrüchen,

• Reduzierung der administrativ notwendigen Arbeitsschritte auf ein Minimum,

• die Erhöhung der Transparenz durch Einführung eines digitalen Rechnungseingangsbuchs.