E-Recruiting

Projektleiterin: Jessica Ohlig
Termin: voraussichtlicher 4. Quartal 2019

Die klassische Bewerbungsverwaltung, wie sie an der Universität Siegen  derzeit noch praktiziert wird, verzichtet auf ganzheitliche Softwareunterstützung und zeichnet sich durch zeitintensives und papierbasiertes Arbeiten aus. Zudem ist die Bewerbungsverwaltung in
den einzelnen Bereichen – Personal in Technik und Verwaltung
sowie wissenschaftliches und künstlerisches Personal – unterschiedlich ausgestaltet, was eine uneinheitliche Arbeitsweise bedingt. Die einzelnen Teilprozesse sind umfänglich und aufwändig, die Postwege zum Teil lang und auch die rechtlichen Vorgaben (zum Beispiel einzuhaltende Fristen und zu
beteiligende Bereiche) verzögern das Voranschreiten innerhalb der Prozesskette enorm. Dadurch fehlt oftmals die gewünschte Transparenz für alle Beteiligten. Arbeitsintensives manuelles Ausdrucken, Scannen, Kopieren und Ablegen von Dokumenten sowie zeitintensives Erfassen jeder einzelnen Bewerbung in Word verzögern die Prozesse. Das Sichten von Bewerbungsunterlagen sowie Qualifikationsabgleiche werden
manuell vorgenommen und erfordern ein umfangreiches (Ein-)Lesen in die Unterlagen. Auskünfte zum Verfahrensstand können nur bedingt erteilt werden, da sich die Unterlagen zum Teil an verschiedenen Stellen befinden können und nicht alle Verfahrensbeteiligten jederzeit Einsicht in den aktuellen Stand des Verfahrens haben. Stammdaten werden teilweise an unterschiedlichen Stellen mehrfach erfasst, bis sie schließlich final
in das SAP-HCM eingegeben werden. Das Erstellen von Kennzahlen und Statistiken innerhalb der Bewerbungsverwaltung ist nur mit äußerst hohem Aufwand händisch umzusetzen, da es keine Datenbank gibt, die das
Process-Reporting ermöglicht. Durch die Einführung des E-Recuitings soll eine nachhaltige Verbesserung in der Bewerbungsverwaltung erzielt
werden, die modern und effizient ist – sowohl nach Innen (universitätsintern) als auch nach Außen (für unsere potenziellen Bewerberinnen und Bewerber). Wir erwarten eine IT-gestützte Prozesskette, von der Stellenausschreibung
bis zur Einstellung. Die Software soll intuitiv und einfach zu bedienen sein und unsere Prozesse möglichst einheitlich abbilden. Es soll keine Medienbrüche mehr geben und der gesamte Prozess durchgängig digital abgewickelt
werden. Alle am Prozess beteiligten Bereiche sollen jederzeit Einsicht in den aktuellen Status haben und damit auskunftsfähig sein. Nicht zu vernachlässigen ist der Datenschutz, besonders unter dem Aspekt des E-Recruitings in der Cloud. Die Software muss DSGVOkonform sein und somit ein hohes Datenschutzniveau leisten können. Unsere Tätigkeiten und Prozesse sollen langfristig optimiert und beschleunigt werden. Die daraus resultierende Zeiteinsparung kann nicht nur zum Ausbau unserer Servicequalität beitragen, sondern auch die Candidate Experience und damit das Employer Branding nachhaltig verbessern.

Die Software soll potenzielle Bewerberinnen und Bewerber ansprechen und ein positives Erlebnis vermitteln. Das Candidate Front-End und das Recruiter Beack-End sollen intuitiv und leicht zu bedienen sein. Der gesamte Bewerbungsprozess soll serviceorientiert und professionell abgewickelt werden und positiv in Erinnerung bleiben. Dazu gehört ebenso, dass die Software jederzeit verfügbar sein und auch von mobilen Endgeräten aus zur Verfügung stehen sollte. Corporate Identity und Employer Branding haben ebenfalls hohe Priorität. Der Schritt in die Digitalisierung – bezogen auf die Bewerbungsverwaltung – wird für uns ein großer sein. Nach abgeschlossener Einführung und Etablierung werden alle Beteiligten von dem IT-gestützten Prozess profitieren. Die Einführung des E-Recruitings wird nur der erste von weiteren Ausbaustufen sein, die in den kommenden Jahren im Personalbereich noch folgen sollen (z.B. Vertragsmanagement, E-Akte, Talentmanagement, Nachfolgeplanung).

Status Quo
In den vergangenen Monaten haben Workshops und Gespräche rund um das Thema Bewerbungsverwaltung stattgefunden. IST-Prozesse wurden protokolliert und aufbereitet. Derzeit wird die Prozessanalyse im Bereich Technik und Verwaltung abgeschlossen. Der SOLL-Prozess wird anhand der vorgegebenen Standard-Prozesse des einzuführenden Systems gemeinsam mit den Stakeholdern erarbeitet und weitestgehend vereinfacht, damit ein Musterprozess für die Universität vorliegt.
Bis zum offiziellen Projektstart werden Informationsveranstaltungen mit den am Projekt beteiligten Personen stattfinden. Wir möchten von Beginn an eine transparente und offene Arbeitsatmosphäre sicherstellen. Nach erfolgreicher Implementierung im Bereich des Personals für Technik und Verwaltung wird das E-Recruiting zunächst fakultätsweise im wissenschaftlichen Bereich ausgerollt sowie in einem zweiten Schritt im Bereich der Professorinnen und Professoren – dem Berufungsmanagement – spezifiziert und erweitert.
Bis Ende des 3. Quartals 2018 sollen die Vorarbeiten abgeschlossen sein, so dass ab Q4 die Implementierung im Bereich Technik und Verwaltung starten kann. Die Projektdauer kann zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht genau betitelt werden und ist abhängig von der Umsetzung und Durchführung in den einzelnen Bereichen.