Das E-Government-Gesetz – Verwaltung digitaler machen
Das Gesetz trägt dazu bei, die Verwaltung an die Anforderungen der digitalen Gesellschaft anzupassen und bürokratische Hürden abzubauen. Die elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Verwaltung wird einfacher, ortsunabhängig und zeitlich flexibel.
Kernpunkte des Gesetzes:
- die Verpflichtung der Behörden, einen sicheren elektronischen Zugang zur Verwaltung zu eröffnen, zum Beispiel für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Verbände. Daneben muss noch ein De-Mail Zugang eröffnet werden. Dadurch können Nutzerinnen und Nutzer verschiedener E-Mail-Anbieter ihre E-Mails an die Verwaltung auf einem besonders sicheren und vertraulichen Weg verschicken.
- die elektronische Kommunikation mit Externen, sofern sich diese elektronisch an die Behörde gewandt haben (elektronischer Rückkanal). Dabei spielen Datenschutzgesichtspunkte eine große Rolle, denn die Behörde kann nur dann elektronisch antworten, wenn der Datenschutz gewahrt bleibt (beispielsweise keine Auskunft per E-Mail über sensible Daten).
- die Annahme von elektronischen Nachweisen in elektronischen Verwaltungsverfahren. Müssen beispielsweise im BAföG-Verfahren Studierende ihre Einkommensverhältnisse dokumentieren, können die Nachweise auch elektronisch an die zuständige Behörde geschickt werden.
- umfassende Informationsangebote der Behörden im Netz, zum Beispiel über ihre Aufgaben und Verwaltungsleistungen, Geschäftszeiten und Möglichkeiten der telefonischen und elektronischen Erreichbarkeit.
- die Einführung vom elektronischen Bezahlmöglichkeiten – ePayment.
- die elektronische Abwicklung von Petitionsverfahren zwischen beteiligten Behörden.
Elektronische Verwaltungsarbeit
Das im Jahr 2016 in Nordrhein-Westfalen verabschiedete E-Government-Gesetz (EGovG) sieht unter anderem die Einführung der E-Akte (§9 Abs. 3 EGovG NRW) und die elektronische Abwicklung der Verwaltungsabläufe (§12 Abs. 1 EGovG NRW) vor.
Die strategische Steuerung aller Vorhaben aus dem EGovG NRW erfolgt über das Programm „Digitale Verwaltung Nordrhein-Westfalen“ unter der Leitung des CIO NRW. Die drei Grundlagenprojekte E-Akte, E-Laufmappe und Ersetzendes Scannen bilden die Grundpfeiler der elektronischen Verwaltungsarbeit.
§9 des EGovG besagt, dass Akten ausschließlich elektronisch geführt werden können; für den überwiegenden Teil der Landesverwaltung wird die E-Akte ab dem Jahr 2022 zur Pflicht. Die E-Akte ist das Rückgrat bei der Erstellung und Umsetzung von E-Government-Dienstleistungen und bietet einen elektronischen Dienst zur revisionssicheren Ablage von elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten. Ein großer Vorteil der E-Akte ist, dass sich Informationen an einem Ort befinden. Dadurch kann jeder mit einer entsprechenden Berechtigung unproblematisch auf die Akten zugreifen. In einer E-Akte werden alle aktenrelevanten Informationen abgelegt. Das können aktenrelevante Dokumente, E-Mails oder allgemeine Posteingänge sein. Hinzu kommen alle aktenrelevanten Dokumente, Bearbeitungsstände sowie Mitzeichnungen aus der E-Laufmappe.
Die E-Laufmappe soll die Zwecke der Papier-Postmappen und Papier-Umlaufmappen erfüllen. Die Einsatzbereiche der E-Laufmappe sind somit die Posteingangsbearbeitung (z. B. Anbringen von Sicht- und Arbeitsvermerken an einem eingegangenen Schreiben) und die Vorgangssteuerung über Verfügungspunkte (z. B. Übermittlung eines Dokuments mit der Bitte um Mitzeichnung). Neben der E-Laufmappe für die internen Zeichnungsprozesse steht auch die sogenannte E-Postmappe zur Verfügung, die die eingescannte Post, die an die Landesverwaltung geschickt wird, elektronisch weiterleitet.
Um das Einscannen der Post kümmert sich das Projekt Ersetzende Scannen. Es sorgt für die rechtssichere Übertragung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente sowie die anschließende Vernichtung der Papierdokumente. Das ersetzende Scannen verfolgt das strategische Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung von in Papierform vorliegenden Dokumenten.
Das Zusammenspiel der drei Basisdienste ermöglicht einen medienbruchfreien Kommunikationsprozess, der Redundanzen abbaut, Abläufe beschleunigt und somit die Effizienz des Verwaltungshandelns steigert.
[Quelle: https://www.wirtschaft.nrw/elektronische-verwaltungsarbeit ; https://www.wirtschaft.nrw/das-e-government-gesetz]